Formatos
Posted on: Mayo 27th, 2008FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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FOTOGRAFIAS
Bibliografia Consultada
Posted on: Mayo 27th, 2008VASQUEZ MURILLO, Manuel. Tablas de Retención y Destino Final. Manual de selección documental. Santa fe de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1992. p. 145-152.
VASQUEZ, William. Tablas de Retención Documental. Archivos Universidad Nacional de Colombia estado y desarrollo 1997-2001. Bogotá: Archivo General, 2001. p. 54-77.
Archivo General de la Nación. La Tabla de Retención Documental. Tablas de retención para tesorerías municipales una experiencia antioquena. Santa Fe de Bogotá : El Archivo, 1996. p. 109-143.
Analisis - Ensayo
Posted on: Mayo 27th, 2008A continuación les presento mi experiencia en esta investigación. Muchas veces hay que recurrir a personas con conocimiento sobre la materia como me sucedió a mi.El patrimonio documental se encuentra disperso en varios lugares de la organización, debido a que no se ha sometido a un proceso de selección y valoración y a la falta de una política archivistica coherente. De igual manera, existe un alto volumen acumulado de documentos en depósitos y oficinas, sin una adecuada organización, que amerita una intervención cuidadosa.El fondo acumulado entonces, debe tratar de ser reorganizado de acuerdo con las funciones, competencias, estructura y procedimientos de la institución que los produjo en el transcurso de su evolución, de acuerdo a la procedencia de los documentos.
Esto significa que es necesario adelantar acciones en torno a:
•Capacitación al personal de las Organizaciones que tiene como función la organización de archivos.
• Aplicación de las técnicas e instrumentos adecuados para su organización.
• Valoración de la documentación que conforman los Fondos Documentales Acumulados.
•Creación del Comité de Valoración Documental y de los respectivos Comités de Archivos tanto de las Sedes como de Facultades.
• Buscar la manera de solucionar los problemas de espacio para recibir las transferencias de archivos ordenados.
Su organización, preservación y uso requiere de un programa institucional de archivos y de acciones a corto, mediano y largo plazo. Algunas de estas iniciativas ya se adelantan en algunas organizaciones a través de los proyectos de archivo a nivel Nacional. Sin embargo se han identificado problemáticas que requieren acciones urgentes:
Reorganización orgánica de archivo.
Definición de la función de archivo
Capacitación del personal de planta en esta materia
Identificación del patrimonio documental histórico y Fondos Documentales Acumulados de la
Organización
Organización de los Archivos de Gestión
Inventario y organización de los documentos en todos sus niveles organizacionales.
Modernización de la infraestructura de las oficinas de archivo
Reemplazo y adquisición de equipos
Dotación en Archivo
Adecuación de espacios para la conservación de los archivos.
Fomento de acciones preventivas para la conservación de los documentos (limpieza, cambio de unidades de conservación, levantamiento de documentos) entre otros.
Elaboración de herramientas de consulta de los documentos de archivo.
4. Las acciones que requieren la organización y modernización de los Archivos de la Organización deben ser planificadas a mediano y largo plazo.
5. Las Organizaciones participan del proceso global de organización y modernización de los archivos en el país, observando, asimilando, adecuando y diseñando las pautas normativas políticas y procedimientos que orientan este proceso en Colombia.
6. Las oficinas de Archivo son dependencias estratégicas y básicas en el proceso de archivos que adelanta las organizaciones son dependencias estratégicas y básicas en el proceso de archivos que adelanta las Compañias.
7. Una eficiente gestión del proceso de archivos requiere de la participación de todas las oficinas y estamentos de la Organización.
8. El patrimonio Documental de las Organizaciones posee un valor histórico importante para la Nación, y las medidas instituciones para su organización y preservación deben ser integrales, coordinadas y adecuadas a sus características y disposiciones normativas y archivísticas actuales.
9. Las empresas deben acoger la legislación de archivos para Colombia, entre otras formas, a través de Proyectos de Archivo a mediano y largo plazo, priorizando las necesidades mas sentidas y sensibles al respecto en la institución: casi completa falta de conocimiento del patrimonio documental realmente conservado, variedad de sistemas de ordenación de los documentos, inadecuados depósitos de archivo, escasa conciencia sobre los valores, importancia y responsabilidades frente a los documentos, producción y conservación excesiva de los mismos entre otros.
10. La organización técnica de los archivos es una necesidad básica para su gestión y apoyo a la investigación en sus diferentes ordenes (académica, administrativa, jurídica entre otros).
Estado del Arte
Posted on: Mayo 27th, 2008Encontrar una respuesta a esta pregunta requiere de todo un proceso investigativo, Los archivos se fueron convirtiendo en verdaderos depósitos de papeles en donde se arruman grandes masas de documentos sin ningún criterio archivístico de organización y conservación, creando los denominados Fondos Acumulados. Las organizaciones poseen un gran volumen documental acumulado a lo largo de sus años de existencia, cuya organización amerita ser abordada por etapas, de tal manera que se ha comenzado a partir de los Archivos de Gestión, como fase inicial del ciclo vital de los documentos, orientada desde dos perspectivas.
1. Las dificultades que presenta la organización actual de los documentos para su acceso eficiente.
2. El cumplimiento de la normatividad vigente, en concordancia con el creciente interés de la Compañía en la organización moderna de sus archivos.
Esto conlleva a una dinámica orientada a partir de un programa de gestión documental que aborda tres aspectos relevantes en la organización de archivos.
1. Las Tablas de Retención Documental
2. Fondos Documentales Acumulados
3. Archivos Históricos
Todo lo cual contribuye a la conformación del Sistema de Archivo de la organización y al diseño de unas políticas institucionales para el tratamiento de su patrimonio documental.
La Sede de Bogotá se encuentra en la etapa de aplicación de sus Tablas de Retención Documental. Algunas oficinas en las cuatro sedes, poseen sus propuestas de TRD para ser revisadas, ajustadas y avaladas por el Comité de Archivos de la Organización. Otras adelantan en estos momentos la elaboración de este instrumento como es el caso del nivel-nacional o las gestiones para la conformación de su equipo de trabajo, es el caso de las sedes jóvenes Arauca, Leticia, y San Andrés. La asesoría para este objetivo se presta a través de la División de Archivo de Bogotá.
A todo lo anterior se agrega el interés y las acciones emprendidas para el rescate de los archivos históricos, la organización preliminar de Archivos Centrales y la gestión para la conformación de los respectivos Comités de Archivo.
Se espera que en el año 2009 el proceso se adelante en las sedes jóvenes como parte de los objetivos y metas que se indican en el Proyecto de Archivo del Nivel Nacional (2009-2011).
FUENTES DE ACCION ESTRATEGICA EN ARCHIVOS
Para el desarrollo de una política de Archivos a largo plazo en las organizaciones se proponen los siguientes frentes de acción estratégica de acuerdo con el avance del programa de organización de los Archivos en los últimos años, con el estado de los mismos y las acciones que requieren.
Las acciones se proponen a corto, mediano y largo plazo. Los frentes mediatos de acción estratégica, dependen de los logros obtenidos en los fretes inmediatos de trabajo.
FRENTES INMEDIATOS DE ACCION ESTRATEGICA
1. Sistema Integral de Archivos: Definición, diseño, reglamentación y funcionamiento.
2. Fondos Documentales Acumulados: Identificación (Ubicación), levantamiento, transferencia a Archivos Centrales y/o Históricos, depuración, organización.
3. Archivos de Gestión: organización a partir de las Tablas de Retención Documental.
4. Archivos Históricos: Levantamiento, recuperación, inventarios, organización, transferencia.
5. Capacitación en Archivos
6. Políticas y Reglamentación: para los Archivos de las organizaciones en Colombia
7. Gestión, organización y manejo del Patrimonio Documental
8. Creación de Archivos Centrales e Históricos.
9. creación de organismos asesores en materia de archivos en los diferentes niveles de la organización.
10 Proyecto de Reorganización Orgánica Funcional de las Dependencias de Archivo. Orientación desde el Nivel Nacional de la organización, definición de competencias en materia de Archivos, organización en secciones básicas.
a) Clasificación y Organización
b) Información
c) Sistematización
d) Restauración
e) Investigación futura.
11. Infraestructura: Adecuación y creación de espacios de acuerdo con los tipos de archivo de las organizaciones.
-Históricos: Representativos de la transformación y consolidación de la Organización.
Académicos y Científicos: producción docente, planes de estudio, entre otros.
Administrativos: Manejo financiero y jurídico de la organización.
12. Divulgación del patrimonio: mediante exposiciones de documentos, publicaciones de resultados del trabajo en archivos entre otros.
Los Fondos Documentales
Posted on: Mayo 27th, 2008A esto se añade que en ocasiones no cuentan con un funcionario responsable de su custodia y administración quedando expuestos a la eliminación inconsulta, a la destrucción o deterioro por accidente y al saqueo. Las anteriores razones hacen difícil o imposible su consulta, por lo que representa una perdida de recursos para la entidad que los produce y para la ciudad.
Aportes Prácticos para Redactar una Tabla de Retención Documental
Posted on: Mayo 27th, 2008La redacción de una Tabla requiere el trabajo previo de un relevamiento de la documentación que se ha de evaluar. La hoja de relevamiento ha de contener en un sector los datos necesarios para emitir juicio de valor, en otro sector los juicios y, al terminar, la fecha y las firmas.Cada hoja de relevamiento lleva los datos de un tipo documental o un asunto. Se llena una hoja para el original y otro para cada copia que tenga distinto valor. Representa un asiento de la Tabla graficándolo, podríamos decir, cada hoja de relevamiento ocupa un reglón de la Tabla
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA
Debe colocarse el nombre completo o Razón socialOFICINA PRODUCTORA
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.HOJA
Deberá consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinara el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la entidad. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas por la entidad.CODIGO
Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido por la entidad.SERIE
Nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneosRETENCION
Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión y en el archivo central.ARCHIVO DE GESTION
Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa.ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva. Una vez finalizado su trámite, siguen siendo vigentes y objeto de consulta.ORIGINAL
Documentos producido directamente por su autor para cumplir el tramite administrativo o jurídico el motivo de su creación.COPIA
Ejemplar de un documento que reproduce puntualmente el texto del original.DISPOSICION FINAL
Selección de los documentos que en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación total, eliminación, microfilmación, selección.CONSERVACION TOTAL
Se aplica aquellos documentos que tiene valor permanente es decir, lo que lo tiene por disposición legal o lo que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas.ELIMINACION
Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, ciencia y tecnología.SELECCIÓN
Proceso mediante el cual se determina la disposición final de la documentación bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial.MUESTREO
Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representación o especial durante la selección con criterios alfabéticos.PROCEDIMIENTOS
En esta columna debe consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.VASQUEZ MURILLO, Manuel. Tablas de retención y destino final. Manual de selección documental. Santa fe de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1992. P. 145-152.
Clasificación de las Tablas de Retención Documental
Posted on: Mayo 26th, 2008TABLAS FACILITATIVAS
Abarca a todos los organismos del Estado. Es la documentación común a cualquier institución: papeles contables, legajos de personal, inventario de bienes.
TABLAS SUSTANTIVAS
Los papeles característicos de cada actividad: catastro, policía, salud pública, enseñanza, obras públicas.
Las primeras Tablas se hacen sobre lo facilitativo porque con un esfuerzo menor, se obtiene un efecto muy grande y un trabajo muy seguro. la dirección del sistema integrado de archivos toma bajo su directo cuidado la confección de estas, permitiendo que las tablas de documentos de actividades sustantivas se redacten en la institución productora, bajo la supervisión y asistencia técnica de ese organismo regulador.
Las Tablas han de ser promulgadas por la autoridad administrativa de la institución productora o por un órgano central del poder ejecutivo o por la dirección del sistema integrado de archivos. El motivo es que los documentos son propiedad de la institución si es estatal. Más allá de ella, del Estado.
No es precisó que cada tabla sea promulgada por un decreto o resolución, basta que exista un tipo documental creado por instrumento; entonces las talas se emiten o promulgan conformadas con los requisitos impuestos a ese tipo documental.
No ha de hacerse de las tablas algo estático, puesto que la producción documental, aunque regulada y científica, esta dotada de un dinamismo acorde con la constante adopción a la realidad. Esto se cumple haciendo de la tarea selectiva una rutina anual y efectuando los relevamientos anuales, primeramente sobre la documentación facilitativa existente, luego sobre la que se va renovando por la retroalimentación y luego la que surge como nueva, y solicitando a las instituciones que eleven a consideración sus propuestas de plazos de conservación de la documentación sustantiva. Además, y sobre todo al principio, ha de atenerse a la reconsideración de algunos plazos ya establecidos.”
VASQUEZ MURILLO, Manuel. Tablas de retención y destino final. Manual de selección documental. Santa fe de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1992. P. 145-152.
Conceptos Basicos
Posted on: Mayo 26th, 2008
“Es el instrumento que guía la organización de los documentos en cada oficina. Estos se reflejan en ella organizadamente como Series, Subseries y Tipos Documentales, producidos o recibidos y conservados por las diversas oficinas en cumplimiento de sus funciones.
La Tabla fija la disposición de los documentos con base en sus valores para las oficinas. El proceso a seguir se ilustra en procedimiento dedicado a cada serie de documentos.
Dependencia
Nivel orgánico-funcional que comprende en las entidades desde las categorías de dirección hasta las de división. En la de dirección se incluyen las dependencias encargadas del gobierno de cada nivel organizacional (Nacional, Sede y Facultad, Rectoría General, Vicerrectorias, Decanaturas. y toda clase de divisiones que alcanzan a subdividirse en secciones y grupos.
Oficina Productora
Corresponde a la mínima unidad orgánica y funcional productora de documentos.
Documento
Información registrada en un determinado soporte (papel, discos magnéticos, cintas, lienzos entre otros,) producto de la actividad académica y administrativa de cada oficina, unidad, grupo o persona de las entidades.
Serie
Conjunto de documentos correspondientes a un mismo asunto, generados en desarrollo de una función especifica por una oficina o persona en el marco de los objetivos y fines de la organización.
Subserie
Es la parte integral de un asunto específico que por sus características forma parte de la Serie Documental como unidad de organización mayor que puede contener varias subseries.
Tipo Documental
Son los documentos individuales (unidad documental mínima) que sirven de soporte al asunto respectivo. Se integran en las series o Subseries y se organiza cronológicamente según el expediente.
Archivo de Gestión
Corresponde a los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y académica, son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la misma oficina productora, conforman su Archivo de Gestión y constituyen además la primera fase del Sistema de Archivos.
Archivo Central e Histórico
Esta es una categoría especial, se define con ella un conjunto de documentos organizados según la unidad académica-administrativa que los produce y transfiere desde su Archivo de Gestión. Constituye la fase siguiente del Sistema de Archivos, que compila y resguarda por un tiempo prudencial, los documentos de varias oficinas para su consulta semi-permanente; esta permanencia estará determinada en lo sucesivo por las TRD.
Estructura Orgánica
Es el conjunto de Unidades Académico-Administrativas y organismos asesores y directivos (unidades básicas de gestión, dependencias, grupos, comités, consejos) que forman parte de la organización, organizadas en sus respectivos Niveles Organizacionales. Se representa gráficamente en organigramas que agrupan jerárquicamente la estructura de acuerdo al nivel al que pertenecen.
Nivel Organizacional
Componente Orgánico-Funcional al que pertenecen determinados grupos de oficinas y dependencias. Cada uno de los niveles posee organismos de alta dirección, descentralizados e integrados, sujetos orgánicamente a los niveles más altos.
Tiempo de Retención
Hace referencia al tiempo de conservación de los documentos de una oficina organizados en Serie, en su archivo (Archivo de Gestión) una vez han cumplido su tramite, y en el Archivo Central para su consulta semipermanente, donde se transfieren.
Encuestas-Estudio de Oficina y Documentos
Instrumentos en los que se registra la información sobre la producción documental de cada unidad académica administrativa (oficina) mediante entrevista con el jefe respectivo.”
VASQUEZ, William. Tablas de Retención Documental. Archivo Universidad Nacional de Colombia: estado y desarrollo. Bogotá: Archivo General, 2001. P. 38-77.
Normatividad
Posted on: Mayo 26th, 2008
PRINCIPIOS BÁSICOS La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora y apoyarse en el inventario, con el fin de identificar las series documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los periodos de retención y las modalidades de selección de la documentación los fija la Tabla de Retención. Estos serán establecidos por Ley.
RESPONSABLES DE LA EVALUACION
Junta directiva del Archivo General de la Nación
Función de expedir las normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional. Igualmente tiene como funciones aprobar y desaprobar las TRD y lista de documentos a eliminar presentadas por los diferentes archivos de los organismos nacionales, previo estudio del comité evaluador de documentos.
Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental
La creación de este órgano es como asesor del Consejo Departamental de Archivos, asignándole las mismas funciones del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.
Comité de Archivo
Este grupo asesor aprobara, en primera instancia la Tabla de Retención presentada por la entidad correspondiente.
Jefe de ArchivoEste funcionario liderara la elaboración de las Tablas de Retención y será el encargado de presentarlas al Comité de Archivo de la entidad.
Secretario General
Los secretarios generales de los organismos del orden nacional o el funcionario que haga sus veces deberán presentar al Archivo General de la Nación las tablas de retención documental de su respectiva entidad.
Comité Evaluador de Documentos
Este órgano asesor del Archivo General de la Nación conceptuara sobre las solicitudes de eliminación presentadas por los diferentes archivos de las entidades publicas y sugerirá el régimen de acceso y de transferencia.
Consejo Departamental de Archivo
La función es la de promover y vigilar la aplicación de criterios comunes para la evaluación, selección descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes.
MARCO JURIDICO
Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos entre otros.
•Ley 80 del 22 de diciembre de 1989: Por el cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
•Acuerdo 012 del 16 de Octubre de 1991: Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los organismos nacionales del orden central.
•Acuerdo 39 de 2002: Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
•Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995: de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación “por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría.
•Acuerdo 002 DE (7 de mayo de 1997): “Por el cual se prórroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995, para la presentación de las tablas de retención por parte de los organismos nacionales”.
•Acuerdo 02 de 2004: Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados
•Acuerdo 09 de 1995: Reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación, ordenado por el Decreto 1382 de 1995.
•RESOLUCIÓN 081 DE 2001 Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.
•RESOLUCIÓN 019 DE 2003 Reglamenta la Gestión de Documentos del Sistema Nacional de Archivos, creado por la Resolución 049 del 16 de febrero de 1998. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.
•CIRCULAR 01 DE 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental.
•CIRCULAR 01 DE 2004 Inventario de documentos a eliminar.
LINKS RELACIONADOS
Archivo General de la Nación. Tablas de Retención y Transferencias documentales directrices básicas e instructivos para su elaboración. Santa fe de Bogotá. El Archivo, 1197. P 11-87.
Tablas de Retención
Posted on: Mayo 23rd, 2008
DEFINICION“Las Tablas de Retención Documental son un listado de series y sus correspondientes tipos final documentales producidos o recibidos estos por una unidad final administrativa en cumplimiento de sus funciones a las cuales se final asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.IMPORTANCIA-BENEFICIOS
•Facilitan el manejo de la información
•Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención allí estipulados
•Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
•Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
•Controlan la producción y tramite documentalPROCESOS TÉCNICOS
Los procesos Técnicos constituyen la herramienta de primera mano en la gestión Documental.
Identificación
Valoración
Selección
EliminaciónRECURSO HUMANO
En el proceso de valoración, establecimiento de valores primarios deben invertir tanto los productores de la documentación, como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativas legal y contable.
En la segunda etapa establecimiento de los valores secundarios se hace necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores.
PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PRIMERA ETAPA: INVESTIGACION PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES DOCUMENTALES
1. Compilación de la información institucional.
2. Disposiciones legales. Actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad.
3. Estructura interna de la Entidad, funciones y manuales de procedimientos.
4. Organigramas.
5. Reglamentación del archivo de la Entidad.
2. Entrevista con los productores de los documentos a nivel institucional.SEGUNDA ETAPA: ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA.
1. Conformación de las series con sus respectivos tipos documentales.
2. Valoración y selección Documental.
3. Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental.TERCERA ETAPA: ELABORACION Y PRESENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su compresión y aplicación.
1. Presentación y aprobación por parte del Comité de Archivos de la Entidad de la propuesta de Tabla de Retención.
2. Evaluadas las Tablas de Retención documental por el comité de Archivo de la entidad,
3 Si la junta directiva del AGN hace observaciones a la TRD presentada, la entidad deberá atenderlas y presentarla nuevamente.CUARTA ETAPA: APLICACIÓN
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:
1. la fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.
2. Instructivos para la aplicación de las TRD
3. Normas para que los archivos de gestión organicen en concordancia con las TRD de cada oficina.REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN
Se deben mencionar los siguientes aspectos.
1. Metodología aplicada en su elaboración: procedimientos, formatos, tiempo de elaboración.
2. Explicación del formato de la tabla: definición de cada una de las columnas, abreviaturas, y convenciones utilizadas, instrucciones para leerla e interpretarla.
3. Sustentación de la eliminación documental.
4. Aplicación de las Tablas de Retención Documental para las transferencias primarias y secundarias, especificando como, cuando y quien las asume.
5. Revisión y actualización periódica de la Tabla de Retención Documental según criterios de la entidad.
6. Glosario de términos asociados”
Archivo General de la Nación. Tablas de Retención y Transferencias documentales directrices básicas e instructivos para su elaboración. Santa fe de Bogotá. El Archivo, 1197. P 11-87.